# why - 开会的主要目的是把需要多人讨论的问题放在同一时空下进行阐述、辩论、分析，最终达成共识、做出决定和给出下一步行动。但是开会的时候很容易的是，一言堂、跑题、鸡同鸭讲、一个人的表演......为了避免抵消无意义的会议，所以要制定原则。 # what - **明确会议的主持人和会议的服务对象** - 每次会议都应当以实现某个人的==目标为目的==。那个人就是会议的负责人，并决定会议所期待的成果和会议方式。 - how：会议负责人在开会前用[[Ray Dalio的五步流程]]梳理清楚本次会议的 why、目标、问题，并分享给与会人员，以便了解参会内容。 - **表述要清晰准确，以免造成困惑** - 对于具体问题，最好重复一遍，以便让提问者和回答者都十分清楚问的是什么，答的是什么。 - 在电子邮件中，通常可以简单地把问题放在邮件的正文中。 - **根据目标和优先次序来确定采用什么样的沟通方式。** - 如果你的目标是让持不同意见的人==讨论他们的分歧==，力图对事实和解决方案取得共识（==开放式辩论==），则应该留出充足的时间让互相进行辩论。辩论比较耗时，会议时间随人数增加会呈==几何级增长==，因此你必须==挑选对的人以及适当的人数==，以适合决策所需。 - 如果是培训会，是另一种形式。 - **挑选与会者** - 在任何讨论中，都要把与会者==限定于你认为对实现你的目标最有帮助的人==。挑选与会者==最差的方式就是挑选那些与你观点相同的人==。==群体思维==（大家都不表达独立观点）和==个体思维==（个人拒不接受别人的观点）都是危险的。 - **主持讨论时要果断、开明** - 会议主持人要能够清晰辨认哪些问题和提出的观点是不适合在此次会议上讨论的，并及时制止。 - **谨防“跑题”** - 跑题是指从一个议题随意跳到另一个议题，却对正在讨论的议题半途而废。 - 为了防止跑题，一个方法是在==白板上列出议程（提前写的五步流程）==，让每个人都看到讨论的进展情况。 - **坚持对话的逻辑性** - 当出现分歧时就会有情绪，有情绪了最好先终止讨论，分析问题必须在**保持冷静**的态度下进行分析。 - 情绪使人无法看清现实： - 例如，人们有时会说，“==我感觉==（某件事是真实的）”，然后在接下来的讨论中将其作为事实依据，而别人却可能对同一问题做出不同的判断。要问他们，“==这是真的吗？==”，让对话建立在事实的基础之上。 - **注意不要因集体决策而丧失个人责任** - 十分常见的是，集体做出了决定，却没有分派个人任务，因此不清楚接下来谁应当做什么。 - 任务要指派到人：==对个人职责的分派，要十分明确==。这就跟你心脏病发作时必须指出具体的人过来帮你一样。 - **运用「两分钟法则」避免持续被别人打断** - 你必须让人在==两分钟==内不受打扰地解释自己的观点，然后再插话表达自己的意见。这可以确保每个人有足够时间充分澄清、表达自己的思路，而无须担忧自己的想法被误解或被更强烈的声音所湮没。 - **当心讲起话来不容置疑的“快嘴王”** - 要认识到，你的责任是==讲清楚事情==，有一点没讲清楚都不要接着往下讲。 - 如果你对“快嘴王”感到有压力，可以说一句“==抱歉我比较迟钝，但是我希望你慢点说，好让我明白你的意思==”，然后，该问问题就问问题，不要遗漏任何一点。 - **让对话善始善终** - 开会的目的是==达成共识、做出决定和采取行动==。 - 会后要进行总结： - 达成一致，需要与会人员共同认同； - 没有：说明原因，下次讨论时间； - 下一步行动：将行动列入清单，向员工分派任务，并规定截止日期。 - **不要归咎他人** - 当我们的注意力集中在思考究竟该怪谁的时候，我们就会停止思考问题产生的真正原因。这就大大地降低了我们真正解决问题或者预防问题的能力。 - **运用沟通手段** - 沟通手段：善用录音、录像、公开共享会议纪要 - 挑选一个精干小组来回复问题 # how ## 开会SOP（会议主持人） - 确认与会人员： - 思考清楚需要哪些人参加会议？能提出建议的、能够提出反对意见的 - 发布会议通知 - 按照[[Ray Dalio的五步流程]]梳理会议问题 - 发布会议的why、目标、问题，并征集与会人员的问题 - 会议预计时长： ### 会前：让准备本身就产生价值 | 你已覆盖 | 我建议再补充 | | -------------------- | -------------------------------------------------------------------- | | ✔ 明确主持人、服务对象、目标、问题清单 | **🔧 角色分工再细一点**：主持人 ≠ 记录员 ≠ 时间管理员。让时间管理员专盯闹钟，主持人才能专注引导讨论。 | | ✔ 提前公告与会人员 | **📨 预读材料**：凡是能异步完成的背景信息、数据报表，强制会前 24 小时发送并要求阅读完毕（读不完就别来占座）。 | | － | **⏲ 议程时间盒**：在 Ray Dalio 五步流程后，为每个议题标注 _起止时间_；否则“几何级增长”的失控概率很高。 | | － | **🛠 技术检查**（特别是线上/混合）：摄像头、麦克风、共享屏、录音、一键静音热键，全都在开会前 5 分钟做 smoke test。 | | － | **📊 判断“是否非开不可”**：把会议成本（人均时薪×人数×时长）算成一张日元/美元大钞贴在议程旁，提醒大家“不开会就是省钱”。 | ### 会中：节奏、可视化与“停车场”撑起执行力 | 你已覆盖 | 我建议再补充 | | --------------------- | --------------------------------------------------------------------------------------- | | ✔ 主持人现场把控、白板列议程、防跑题 | **🚏 Parking Lot**：凡是触发跑题的想法，先写到停车场区域，会议剩余时间再处理或另开会。（logseq 的会议纪要标题下） | | ✔ 「两分钟法则」、防“快嘴王”、情绪管理 | **⏳ Timeboxing**：时间管理员高声播报“剩 5 分钟”、“时间到”；若议题未决，主持人立刻宣判：要么延时（全员同意）、要么 Action Owner 线下跟进。 | | － | **📈 即时可视化决策**：决策表、投票结果、行动清单都实时投屏，让迟到/远程人员同样看得见，减少“我以为”。 | | － | **🏷 决策编号**：每个决定用“2025-MKT-#07”之类编号，方便后续复盘与追踪。 | - 主持人到会议室准备会议， - 确认主要人员坐在主要位置，并到齐后再开始，其他人也坐在旁听位置 - **录音**设备已开启 - 按照以上 **「原则」** 进行会议进程 - 主持人需要现场确认 - 对会议进行总结，并与大家达成共识，鼓励与会人员进行补充 - 如果没达成共识，重复为什么没达成共识的问题，并确定下次会议时间 - 如果有下一步行动：将行动列入清单，向员工分派任务，并规定截止日期。 ### 会后：行动闭环比纪要更重要 | 你已覆盖 | 我建议再补充 | | ---------------- | -------------------------------------------------------------------------------------- | | ✔ 会议纪要、行动指派、截止日期 | **📮 “2-24-7” 规则**：2 小时内发纪要草稿（含决策编号、Action Owner、DOD[^1]）；24 小时内 Owner 确认；7 天内主持人跟踪状态。 | | － | **📊 可视化看板**：把行动项同步到 Jira/Trello/Notion 看板，所有人随时查看进度。 | | － | **📈 成本-收益速算**：会后简单复盘“这次会议节省/创造了哪些价值？”，把会议当产品迭代。 | - 会后将会议纪要分享给与会人员，并对会议上的结果进行执行监督 > **[^1] DOD（Definition of Done）**：给每一个行动项设定“完成 = 交付物 + 验收标准”，否则责任人很难落地。 ### 复盘 - 用复盘四步法进行会议和问题的复盘 - **💡 三问**（主持人负责收集） 1. 这次会议最有价值的 10 分钟是什么？ 2. 哪个阶段最容易跑偏？ 3. 下一次怎么减少 20 %的时长却达成同等产出？ - **📊 会议 KPI**（季度审视一次） - 平均时长 vs 计划时长差异 ≤ ±10 % - 纪要发送准时率 ≥ 95 % - 行动项按期完成率 ≥ 90 % - 参会者“必要性”自评 ≥ 4/5 分 ## 会议检查清单（会议主持人） - 会议主持人负责在会后恢复会议室秩序 - 所有电气、电子设备已关 - 空调 - 灯 - 幻灯机 - 净化器 - 饮水机 - 桌面保持整洁 - 没有遗留物品 - 水瓶等废物丢垃圾桶 - 摆好产品样册 - 椅子摆好 - 搬进会议室的椅子归位 - 剩下的椅子依次摆好 # how good # Ref.